Distribuição Automática
de Documentos
Que tal chegar ao final do mês e fazer a distribuição de documentos em massa, sem precisar imprimir um a um, e entregar para seu colaborador assinar?
Que tal chegar ao final do
mês e fazer a distribuição de
documentos em massa
Parece mágico ou mentira, mas não é. Aliás, chamamos a funcionalidade de distribuição de documentos de “automágico”.
Através do uso da tecnologia OCR (Optical Character Recognition) que reconhece caracteres a partir de um arquivo de imagem, conseguimos ler um arquivo em PDF e identificar a qual colaborador aquela página pertence.
Assim que identificado, o sistema faz a quebra dos arquivos e anexa o documento na pasta do respectivo funcionário.
Além de anexarmos o documento na pasta do funcionário, encaminhamos também um e-mail e uma notificação no aplicativo do colaborador, avisando-o de um novo documento disponibilizado.
Além disso, você pode optar por solicitar a assinatura do colaborador no documento e ele faz a assinatura do próprio celular, tudo isso dentro da lei e obedecendo a Medida Provisória n° 2.200-2 que estabeleceu a validade jurídica para assinaturas digitais no Brasil.
Você pode utilizar os mais diversos documentos dentro da funcionalidade de distribuição automática, tais como holerites, atestados médicos, bônus, informes de rendimentos, certificados, espelhos de ponto etc. Enfim, as possibilidades são grandes!
São muitas as vantagens de se utilizar este mecanismo, tais como:
Sua empresa já está adequada à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD?
Sabia que a manutenção dos documentos dos colaboradores é uma grande responsabilidade e por isso é importantíssimo que a sua empresa esteja adequada à LGPD?
Já pensou alguém ter acesso aos documentos da sua empresa sem autorização?
Com o Icarus – Ponto Eletrônico, todos os documentos ficam disponíveis tanto para o RH quanto para o colaborador. Gravamos sempre que um novo documento é anexado, quem foi o usuário que fez o upload, o seu endereço IP e o horário.
Além da importância de saber quem fez o upload do documento, é fundamental saber quem teve acesso a esse documento. Para isso, temos uma trilha de auditoria para cada documento baixado. Gravamos o endereço IP, horário e o usuário que fez o download. Tudo fica documentado e permite saber quem, onde e quando foi feito o download e a visualização do documento.
O sistema também disponibiliza relatórios que informam quais os documentos que estão pendentes de assinatura, fazendo uma notificação automática ao colaborador, lembrando-o de efetuar a assinatura, caso ele ainda não a tenha feito.
A assinatura automática no espelho de ponto é feita em conformidade com a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego, via certificado digital, oferecendo segurança jurídica à sua empresa e impossibilitando qualquer adulteração dos dados contidos no documento.
